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施Excel排序大法 复杂数据老实排排坐

2019-09-13 20:57:13来源:励志吧0次阅读

前 言  Excel如何排序?这个看似简单的Excel应用问题,很值得我们认真分析和学习。因为使用Excel做数据处理的最终目的,就是要使数据呈现出一定的规律和特性,以便起到有效的参考作用。而排序是呈现数据规律和特性的一个重要途径。Excel如何排序、Excel排序函数如何使用、Excel数据排序中有哪些注意事项等等,是我们这一期专题将与大家共同学习的内容。  Excel如何排序  造好一张Excel数据表后,我们可以通过多种不同的方式给所需数据排序。   ·最简单的快速排序:利用工具栏排序按钮

这种方式能以选定的某列为依据,按升序或降序快速把各条记录排列起来。[点这里看具体操作方法]

·最常用的多条件排序:打开排序对话框

从Excel数据菜单打开排序对话框,可以设置最多3列排序依据,让数据按类似A升序且B降序且C升序的方式排列。这在日常数据处理中经常都会用到。[点这里看具体操作方法]

以上两种排序方法比较简单,不明白的读者可以参看: 动画图解:Excel数据排序操作

·个性化的排序:自定义排序规则

如果系统默认的排序方式不能满足我们的实际需求,则可以设置个性化的排序规则,如依次按“赵钱孙李……”这样的顺序来排列数据。[点这里看具体操作方法]对于中文数据,我们能按笔画顺序来排序。[点这里看动画教程]

·具专业水平的排序:使用排序函数和排序公式

使用排序函数,能够方便快捷地完成数据排序工作。因为比较复杂,我们在后面用专门的章节来讲解Excel排序函数和公式。

·最偷懒的排序:利用外部工具

Excel有制作好的数据分析工具,它其实就是数据分析的宏程序。只需选定目标数据,按个确定,就能自动生成报表。我们来看一个按百分比排序的宏工具[点这里看具体内容]

Excel排序函数与排序公式  如果您对Excel函数和公式的了解还不够,请到Excel函数教程专区学习学习先。

·Rank函数

使用Rank函数可以在不打乱数据原有排列顺序的情况下依据指定列给每条记录算出相应的序号。[点这里了解Rank函数的具体参数][点这里看Rank函数应用方法]

·IF函数

IF函数是条件函数,不过我们稍加改变,就能用它来给数据排序。用它排出来的位次,允许同值同号,如都得98分,就都为第3名。[点这里了解IF函数的具体参数][点这里看IF函数应用方法]

·单元格运算公式

如果你的数据排序规则不太复杂,用形如 =H2+(G3<G2) 这样的单元格运算公式,也许就能解决Excel数据排序问题。[点这里看具体内容]

·一般函数公式

用一般的函数组成公式,能做较复杂的数据排序工作。这里我们用到的是IF、INT、CONCATENATE三个函数。[点这里了解INT函数的具体参数][点这里了解CONCATENATE函数的具体参数][点这里看数组公式应用方法]

·数组公式

数组公式对两组或多组被称为数组参数的数值进行运算,然后返回一种或多种结果。使用它能完成对数据的复杂排序。这里我们用到INDEX函数和MATCH函数组合。[点这里了解INDEX函数的具体参数][点这里了解MATCH函数的具体参数][点这里看数组公式应用方法]

Excel数据排序的注意事项  根据小编的经验,在使用Excel数据排序时,需要注意以下一些细节:   1、关于参与排序的数据区域

Excel默认对光标所在的连续数据区域进行排序。连续数据区域是指该区域内没有空行或空列。需要对工作表内某一个连续的数据区域排序,则要先将光标定位到该区域内的排序依据列上,否则得出不想要的排序结果。

需要对多个连续数据区域内的所有数据排序,可以选定所要排序的数据范围,然后通过菜单栏数据->排序对话框来实现。排序后,空行会被移至选定区域的底部。

2、关于数据的规范性

一般情况下,不管是数值型数字还是文本型数字,Excel都能识别并正确排序。但数字前、中、后均不能出现空格。可利用Ctrl+H调出替换对话框,在“查找内容”中敲入一个空格,“替换为”不填任何内容,再按“全部替换”,把所有空格替换掉。

3、关于撤消Excel排序结果

有朋友不知道如果撤销Excel排序结果,让数据顺序恢复原状。最简单的方法:按Ctrl+Z撤销操作。如果中途存过盘,那按Ctrl+Z就只能恢复到存盘时的数据状态。

建议:一,备份原始文件。二,养成习惯,给工作表新增一列,编上永久序号。

4、合并单元格的排序

Excel不允许被排序的数据区域中有不同大小的单元格同时存在。通常也就是合并单元格与普通单个单元格不能同时被排序。所以经常会有“此操作要求合并单元格都具有同样大小”的提示。解决办法是拆分合并单元格,使其成为普通单元格。

5、第一条数据没参与排序

使用工具栏按钮来排序,有时会出现第一条数据不被排序的情况。这是因为使用工具栏按钮排序时默认第一条数据为标题行。解决办法:在第一条数据前新增一行,并填上内容,让它假扮标题行。填写的内容不限,填写至连续数据区域右端止。建议用ctrl+填充柄拖选整行单元格快速填充相同数据。

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